Como reduzir custos com transporte de funcionários e maximizar lucros!

Não há dúvidas que empresas precisam de lucro, não é verdade? E, para isso acontecer há duas alternativas: aumentar a receita ou reduzir custos.

O transporte dos funcionários pode ter alto impacto no fluxo de caixa da empresa e para diminuir os seus  custos diversos fatores entram em jogo, desde o tamanho e localização da empresa até número e perfil dos seus colaboradores. 

Trabalhar com apenas um meio de transporte se torna impossível, pois, não impacta todos os funcionários. Há funcionários que residem perto, há os que residem longe e cada um terá um meio de transporte ideal com melhor custo-benefício.

Além disto, para muitas empresas o transporte de funcionários vai muito além de apenas cuidar do trajeto da residência-trabalho e vice-versa. Em negócios B2B (business-to-business), por exemplo, muitas viagens diárias são realizadas pelos seus funcionários para ida à reuniões, visitas comerciais, eventos corporativos, etc.

Para todos esses fins muitos meios de transportes podem ser utilizados. Meios individuais motorizados como carro próprio e táxi ou meios sustentáveis como o transporte coletivo. 

Assim, a fim de assegurar o melhor custo em todos os meios de transporte cabíveis à empresa e seus colaboradores, é necessário adotar um conjunto de medidas e iremos falar sobre cada uma delas nesse post. Acompanhe!

Transporte individual motorizado x Transporte sustentável

Pesquisas apontam que 50% das locomoções de pessoas realizadas no país são por motivo de trabalho [fonte]. Esse dado fundamenta a grande responsabilidade que as empresas têm em promover uma mobilidade urbana sustentável no local onde atua. 

Você pode estar se perguntando agora: “Ta, mas o que isso tem a ver com redução de custos com transporte de funcionários?” A resposta para essa pergunta é simples: tudo! E, te mostraremos o porquê logo abaixo.

Mobilidade Corporativa
Mobilidade Corporativa

Um estudo realizado através da parceria entre o CEBDS e o WRI Brasil Cidades Sustentáveis, chamado Mobilidade Corporativa: Potencial econômico de sua implantação, fez o mapeamento de todos os custos com transporte de funcionários de grandes organizações e demonstrou uma oportunidade de redução de custos de até 45% aplicando novas medidas e/ou trocando o transporte individual pelo transporte sustentável.

Só na cidade de São Paulo há cerca de 6 milhões de carros e muitas pessoas os utilizam para ir ao trabalho causando um gigantesco congestionamento na cidade e nos entornos da localização das empresas. 

Com isso um número alto de vagas de estacionamento é demandado às empresas e consequentemente  produz um custo elevado de construção e manutenção dessas vagas. 

Baseado neste estudo citaremos medidas dos benefícios mais comuns fornecidos pelas empresas que poderão reduzir drasticamente os custos no transporte dos funcionários e maximizar seus lucros.

Separamos da seguinte forma:

Reduzindo custos com transporte individual motorizado

Veja como reduzir custos com transporte individual de veículos motorizados.

 

  • Vagas de estacionamento

O benefício mais oferecido pelas organizações junto com o auxílio combustível é a vaga de estacionamento.

Pensando no conforto e comodidade, muitos funcionários preferem ir com o seu próprio automóvel até o trabalho e isso faz com que as empresas forneçam tal benefício muitas vezes de forma gratuita, mesmo não sendo uma opção sustentável.

Ter um espaço destinado ao estacionamento de veículos para muitos funcionários acaba gerando um alto custo com manutenção do local. Isso agrava ainda mais quando há a solicitação de novas vagas, pois terá que recorrer a um aluguel mais caro, ou ainda pior, ter que construir novas vagas

O custo de construção de 1 vaga de garagem pode chegar a R$25 mil, variando conforme a localização. Além de ser um espaço desperdiçado que poderia ser reaproveitado para áreas de convivência e lazer.

Cobrança de estacionamento

O ideal é tentar reduzir ao mínimo possível o número de funcionários que optam por esse benefício.

Se sua empresa fornece o uso de estacionamento sem fazer a cobrança, ela está deixando de ter uma ajuda de custos e indiretamente incentivando o uso do automóvel individual. 

Uma das formas de desincentivar tal ação é fazer uma política de cobrança, tanto para repassar aos funcionários atuais, como expor aos novos colaboradores desincentivando a adesão.

Agora, se sua empresa já cobra um valor mensal, tente mudar para a cobrança de um valor por uso diário da vaga. Isso fará com que as pessoas repensem sobre o uso do veículo ao ir trabalhar, pois, terá um custo maior no bolso e elas considerarão um transporte mais sustentável e econômico. 

Analisar o custo da região também pode ajudar a fazer reajustes para não cobrar um preço muito inferior.

Já como um incentivo ofereça uma troca da vaga por outro benefício menos custoso, isso irá ajudar as pessoas se desinteressarem pelo uso do estacionamento mais rapidamente.

  • Táxi

Sabemos que o gerenciamento do sistema de táxi tradicional é um tanto quanto difícil e muitos desafios são enfrentados. 

Infelizmente, ainda se utilizam recibos de papel, facilitando cobranças indevidas e dificultando controle dos gastos. Convênios com radiotáxi podem ocasionar em tempos longos de espera já que cada operadora possui a sua frota.

Mas, ainda sim eles são utilizados por executivos, principalmente em viagens corporativas. 

Política de táxi corporativo

Com isso, adotar uma política de táxi corporativo facilitará o uso e controle desse meio de transporte.

Regras claras para utilização, regras para reembolso e incentivar esforços para evitar gastos exagerados são exemplos de diretrizes que precisam ser definidas e inseridas na política e tudo isso consequentemente irá reduzir custos.

Contar com aplicativos de táxi auxiliará no controle das informações e custos, pois, irá registrar e centralizar os dados de todas as corridas como percurso, horário, veículo, etc. 

  • Veículo corporativo

Conforme o site TheCityFix Brasil, os veículos corporativos são o meio de transporte de maior custo fornecido pelas empresas. Há uma série de fatores que o tornam mais caro, e muitas vezes são invisíveis aos olhos dos gestores, como manutenção, seguro, rastreamento, depreciação e impostos.

Por isso optar por obter uma frota própria de veículos deve ser analisado minuciosamente, já que terá grande impacto no fluxo de caixa e de maneira constante.

Se os funcionários de sua empresa utiliza veículo próprio apenas para atividades esporádicas, como visitas pontuais ou datas específicas, o melhor é alugar um automóvel.

Para casos de viagens corporativas distantes ou eventos você pode contar também com o aluguel, sendo o fretado uma boa opção para um grupo de funcionários.  

Terceirize a frota

Agora, se sua empresa possui uma atividade econômica diretamente ligada ao uso de veículos, os utiliza constantemente e não há como fugir disso, (como no segmento de telefonia, por exemplo) uma das opções para baratear é terceirizar a frota de veículos.

A razão do menor custo se tornar possível com empresas terceirizadas se dá por possuírem um alto poder de negociação, tanto na compra quanto nas manutenções, já que lidam com grande volume de veículos.

Reduzindo custos com transporte sustentável

Veja como reduzir custos com transporte sustentável.
Veja como reduzir custos com transporte sustentável.

 

  • Vale-transporte

O vale-transporte é de certa forma eficaz às empresas localizadas em regiões centrais da cidade. É um dos benefícios de mobilidade sustentável mais utilizado pelos funcionários e organizações, e serve como uma opção para substituir a necessidade de vagas de estacionamento como citamos anteriormente.

Uma das formas de incentivar o seu uso é promover horários flexíveis, permitindo que o funcionário evite horários de pico e o transtorno de ônibus e metrô lotados.

Outra forma de incentiva-lo é dar isenção do desconto, ou seja, não cobrar o valor de 6% (seis por cento) que a Lei nº 7.418/85 do vale-transporte permite, sendo ótimo para o funcionário.

Pode ser contraditório caso ceda o desconto para aqueles que já usufruem do benefício, mas para os casos que haja a troca de um benefício de transporte individual, cujo tem um valor mais elevado, pelo benefício de vale-transporte, sua empresa sairá ganhando.

Caso opte por essa medida, uma dica é diminuir o percentual descontado aos poucos e monitorar os resultados. Assim você poderá validá-la com efetividade.

  • Ônibus fretado

O ônibus fretado é uma excelente alternativa sustentável, especialmente para empresas localizadas em regiões com pouco acesso ao transporte coletivo ou para aquelas que tenham funcionários que residem em uma média-longa distância da empresa.

Esse meio de transporte aumenta consideravelmente a qualidade de vida dos funcionários e sucessivamente melhora a qualidade da execução das atividades corporativas proporcionando ganhos financeiros, já que os funcionários chegam no trabalho com mais energia ao evitar o estresse ao dirigir no trânsito ou enfrentar o caos do transporte público.

Quanto mais funcionários a empresa tiver, maior o potencial desse meio de transporte, pois, com um número maior de pessoas interessadas, consequentemente aumentará as chances de ter pessoas que moram próximas uma das outras ou com um trajeto semelhante.

Incentive o uso do ônibus fretado e garanta economia em escala

Em uma das empresas analisadas no estudo Mobilidade Corporativa: Potencial econômico de sua implantação, 1 colaborador que possui os benefícios de vaga de estacionamento, auxílio combustível e veículo corporativo tem o mesmo custo que 12 colaboradores que utilizam o benefício de ônibus fretado, como ilustrado no infográfico abaixo. 

Infográfico - Investimento em Transporte Individual x Fretado
Infográfico – Investimento em Transporte Individual x Fretado

Ou seja, a economia com transporte de funcionários ganha uma escala fantástica.

Há a possibilidade de a empresa fazer todo o procedimento de implementação do fretado, mas é preciso estar atento aos custos de aquisição de veículos, contratação de motoristas e outras despesas. Você pode ler mais sobre isso no nosso Guia completo: como implantar o fretamento na minha empresa. 

Uma das maneiras de incentivar o benefício é dar um subsídio total ou parcial, similar ao do vale-transporte, e divulgar todos os ganhos ao usar esse benefício, ganhos individuais e ganhos para a sociedade

Terceirize o fretamento da sua empresa

Por incrível que pareça, terceirizar o serviço de fretamento garante a economia máxima desse serviço.

Sua empresa não precisará se preocupar com alto custos como mencionamos logo acima e com custos de  manter uma equipe interna dedicada para fazer o gerenciamento.

Como é necessário expertise para implantar efetivamente o fretamento em uma organização, existem diversos tipos de terceirização que promovem isso. A terceirização total do serviço assegura a maior economia, justamente pela empresa terceirizada ter autonomia para tomar decisões e aproveitar os veículos da melhor maneira possível.

Confira todos os modelos de terceirização de fretado no nosso artigo: Por que terceirizar o transporte fretado para funcionários?

Outras medidas que também economizam

Além de olharmos para os meios de locomoção motorizados, podemos encontrar outros meios de locomoção ou medidas que ajudam a reduzir custos e a economizar com transporte de funcionários. Falaremos sobre elas abaixo.

  • Incentivar o uso de bicicletas

Essa é uma opção com custo mínimo para a organização.

Ela é atraente e ideal para os funcionários que possuem trajeto curto para ir até o trabalho (por volta de até 5km) e assim como a empresa estão localizados nas zonas mais centrais da cidade.

Ao invés desses funcionários utilizarem o transporte público para ir até à empresa, gerando custo de locomoção, eles podem optar por caminhadas ou usar uma bicicleta. Além de ser mais econômico, melhora a saúde reduzindo o sedentarismo e gerando melhor condicionamento físico.

Para que a sua empresa consiga incentivar esse tipo de locomoção e o torne viável, ela deve disponibilizar um local específico para estacionar as bicicletas (bicicletário), bem como armários, cadeados e vestiários com chuveiros. Manutenções gratuitas também podem ser oferecidas valendo como uma recompensa e incentivando-os ainda mais.

  • Política de home office

A primeira medida que podemos citar não sendo um meio de transporte, mas ainda sim impacta os seus custos, é a política de home office. Aqui, os funcionários têm a liberdade  de trabalhar remotamente, isso é, trabalhar em sua casa ou outro lugar de preferência. 

Sua empresa pode definir um número de dias permitidos por semana, ou por mês para cada funcionário usufruir desse benefício.

Além de zerar o custo com o transporte nesses dias, pois, o funcionário não irá se locomover até o local da empresa, há a oportunidade de aumentar a equipe sem aumentar a infraestrutura do local, bem como economizar com diversas despesas como energia e materiais de escritório.

Para concluir

Como vimos, não há uma fórmula mágica para reduzir custos com o transporte de funcionários.

Adotar medidas de mobilidade corporativa e proporcionar sustentabilidade local é de responsabilidade da empresa e não só irá reduzir custos, como trará benefícios aos colaboradores e a população como um todo.

Agora, é hora de levantar dados para ter um diagnóstico completo e saber quais medidas implementar e/ou priorizar.

Olhe para o padrão de comportamento de deslocamento dos seus funcionários. Analise, pesquise quais incentivos fará com que eles deixem seu carro em casa e opte por outros meios.

Após a tomada de decisão sobre quais medidas serão aplicadas, elabore políticas e crie informativos para que eles saibam exatamente o que fazer e sempre incentive os modos mais sustentáveis. 

Com a tecnologia muita coisa tem mudado e em alta velocidade. Procure quais são as atuais empresas no mercado de cada meio de transporte que podem facilitar a gestão e redução de custos. 

Por último, acompanhe constantemente cada processo para garantir a consistência da economia com o transporte. Com o tempo as necessidades mudam, alterações são feitas e é necessário ficar de olho para que a empresa não venha extrapolar os custos novamente.  

E, lembre-se: Não olhe apenas para o mais barato, mas também garanta a segurança e qualidade de transporte. Esses aspectos sempre serão extremamente importantes no cuidado com os seus colaboradores, garantindo sua retenção. 

Quer saber se sua empresa pode reduzir custos com transporte de colaboradores?

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