Como bem sabemos, o vale-transporte é um benefício obrigatório conforme a legislação trabalhista que deve ser fornecido pelo empregador aos seus colaboradores para que cada um faça o deslocamento diário da sua residência até a empresa e vice-versa.
A solicitação do vale-transporte é feita logo na admissão do funcionário e a área de Recursos Humanos deve ter uma série de cuidados nesse momento para dar o início do pagamento.
Cuidados durante toda a trajetória do funcionário dentro da organização também são necessários para garantir o pagamento correto do benefício continuamente.
Quer saber quais são esses cuidados? Leia o post e descubra!
Quem paga o vale-transporte e como funciona?
Antes de começarmos a falar sobre os cuidados a serem tomados, é importante saber quem é responsável pelo pagamento e como ele funciona.
As regras do vale-transporte são aplicadas aos empregados que utilizam transporte coletivo para se deslocar até a empresa. Para todos esses casos o empregador poderá descontar na folha de pagamento 6% sobre o salário-base do empregado para cobrir parte dos custos.
Caso o valor de deslocamento seja maior que o valor descontado, o custo excedente deverá ser arcado pelo empregador. Para os casos onde o valor integral do custo com o benefício seja menor que 6% sobre o salário do colaborador, a quantia que deverá ser descontada é a somente do custo real com o transporte.
Ficou confuso? Veja os exemplos abaixo para entender melhor:
Exemplo 1
O funcionário Adriano ganha R$2.500 por mês e utiliza 1 ônibus e 1 metrô para ir e voltar do trabalho, tendo uma tarifa de valor de R$7,95 (integração ônibus + metrô). Nesse caso em um mês com 22 dias úteis o cálculo será:
15,90 (passagem de ida e volta) x 22 (dias trabalhados) = R$349,80
6% de R$2.500 = R$150,00
Assim, o RH descontará R$150,00 do salário do Adriano e arcará com a diferença de R$199,80.
Exemplo 2
A funcionária Luciana ganha R$4.000 por mês e utiliza 1 ônibus com a tarifa de R$4,57 para ir e voltar do trabalho. Para o caso dela, o cálculo em um mês com 22 dias úteis será:
9,14 (passagem de ida e volta) x 22 (dias trabalhados) = R$201,08
6% de R$4.000 = R$240,00
Como podemos ver o valor necessário para o transporte é menor que o de 6% sobre o salário. Logo, a empresa poderá descontar somente o valor de R$201,08.
Caso o empregado opte por se locomover por veículo próprio ou outro meio de locomoção as regras e obrigatoriedade de pagamento deixam de ser aplicadas.
Agora como prometemos, vamos aos cuidados.
Cuidados na admissão
Logo na admissão, o empregado deve preencher um termo de opção do vale-transporte aderindo ao benefício. Caso ele prefira usar outros meios de locomoção não sendo os do sistema de transporte coletivo, deverá declarar neste mesmo termo.
Optando pelo vale-transporte, o mesmo deverá informar o seu endereço residencial, quais meios de transporte irá utilizar, como ônibus municipal ou intermunicipal, metrô ou trem, quantos passes necessitará para fazer o trajeto completo e o valor unitário de cada passagem.
A partir dessas informações será possível providenciar o cálculo do vale-transporte que mostramos acima e seguir com os próximos cuidados.
Confira a veracidade das informações
Como dissemos anteriormente, os dados são descritos pelo próprio colaborador para o profissional de RH responsável pelos benefícios. É importante que você profissional de RH verifique se as informações são verdadeiras para que não gaste mais do que o necessário.
Nos sites de mobilidade urbana como Google Maps ou Moovit, você pode conferir o trajeto, ou ainda, encontrar um trajeto melhor com menos conduções, sendo mais econômico para a empresa e mais confortável ao funcionário.
Cuidados pós-admissão
Mantenha os dados dos seus colaboradores atualizados
Um dos pontos mais importantes após a admissão é manter o endereço dos colaboradores atualizados. Muitas vezes o colaborador fornece seu endereço na admissão, o assistente de RH insere no sistema de banco de dados dos funcionários e lá permanece por anos sem alterações, como muitos outros dados cadastrais.
Manter o endereço atualizado pode ajudar a reduzir os custos com vale-transporte.
Um funcionário que se mudou para outro endereço e diminuiu o número de passes com transporte ou ainda optou por outro meio de locomoção, tem a obrigação de comunicar ao Departamento de Recursos Humanos, mas por descuido ou desatenção isso pode acabar não acontecendo.
Em contrapartida, a área de RH pode promover essa comunicação e conseguir as novas informações.
Estabeleça um canal para que os colaboradores te informe essas mudanças, seja pelo portal da empresa ou e-mail por exemplo.
Ter uma data periódica específica solicitando a renovação de dados também te ajudará bastante a mantê-los atualizados. Você pode estabelecer um período como uma vez a cada 6 meses ou uma vez ao ano para que cada colaborador retorne falando se algum dado foi alterado, ou não.
Fique atento aos dias trabalhados
Situações de afastamento, férias, licenças, folgas ou home office acontecem com frequência no ambiente corporativo. Acompanhar de perto os dias trabalhados de seus colaboradores evitará desperdícios financeiros, isso é, evitará o excesso do pagamento do benefício e consequentemente o uso indevido dele para outros fins.
Acompanhe as mudanças externas
Mudanças na Legislação, novos preços de tarifas de passagens e muitas outras situações externas estão relacionadas ao vale-transporte e o RH precisa estar alerta.
Podemos citar aqui como exemplo o recente caso na cidade de São Paulo, onde as regras e número de integrações de ônibus e metrô/trem foram reduzidas e vão aumentar consideravelmente os custos com vale-transporte nas organizações. Leia mais no nosso artigo: Mudanças no Bilhete Único impactarão custos das empresas e 120 mil pessoas.
Não pagar o valor devido aos funcionários pode causar processos trabalhistas, por isso é importante que você dê bastante atenção a esse cuidado e não tenha problemas futuros.
Acompanhe as mudanças dentro da organização
Cada aumento salarial é diretamente refletido no cálculo do vale-transporte, já que o desconto dos 6% é feito com base no salário do colaborador.
Pode parecer muito óbvio, mas certifique-se que o novo valor do salário em sistema e o desconto realizado estão devidamente corretos. Assim, o valor que o colaborador pagará será maior e diluirá no orçamento de custos com pessoal em sua corporação.
Agora que você já aprendeu tudo sobre o assunto, é hora de colocar o conhecimento em prática. Analise se todos os cuidados foram tomados em seu quadro de funcionários e realize os ajustes necessários.
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