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description: Descubra agora como garantir o pagamento correto do vale-transporte dos seus funcionários e evite prejuízos financeiros em seu budget.
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# Vale-transporte: você está pagando corretamente?
Escrito por [Ketlen Silva](https://blog.fretadao.com.br/author/ketlen-silva)
15 de mar. de 2019 08:52:48
Como bem sabemos, o vale-transporte é um benefício obrigatório conforme a legislação trabalhista que deve ser fornecido pelo empregador aos seus colaboradores para que cada um faça o deslocamento diário da sua residência até a empresa e vice-versa.
A solicitação do vale-transporte é feita logo na admissão do funcionário e a área de Recursos Humanos deve ter uma **série de cuidados** nesse momento para dar o início do pagamento.
Cuidados durante toda a trajetória do funcionário dentro da organização também são necessários para **garantir o pagamento correto do benefício continuamente**.
**Quer saber quais são esses cuidados? Leia o post e descubra!**
## **Quem paga o vale-transporte e como funciona?**
Antes de começarmos a falar sobre os cuidados a serem tomados, é importante saber quem é responsável pelo pagamento e como ele funciona.
As regras do vale-transporte são aplicadas aos **empregados que utilizam** **transporte coletivo** para se deslocar até a empresa. Para todos esses casos o empregador poderá **descontar na folha de pagamento 6% sobre o salário-base** do empregado para cobrir parte dos custos.
Caso o valor de deslocamento seja maior que o valor descontado, o custo excedente deverá ser arcado pelo empregador. Para os casos onde o valor integral do custo com o benefício seja menor que 6% sobre o salário do colaborador, a quantia que deverá ser descontada é a somente do custo real com o transporte.
Ficou confuso? Veja os exemplos abaixo para entender melhor:
**Exemplo 1**
O funcionário Adriano ganha R$2.500 por mês e utiliza 1 ônibus e 1 metrô para ir e voltar do trabalho, tendo uma tarifa de valor de R$7,95 (integração ônibus + metrô). Nesse caso em um mês com 22 dias úteis o cálculo será:
15,90 (passagem de ida e volta) x 22 (dias trabalhados) = R$349,80
6% de R$2.500 = R$150,00
**Assim, o RH descontará R$150,00 do salário do Adriano e arcará com a diferença de R$199,80.**
**Exemplo 2**
A funcionária Luciana ganha R$4.000 por mês e utiliza 1 ônibus com a tarifa de R$4,57 para ir e voltar do trabalho. Para o caso dela, o cálculo em um mês com 22 dias úteis será:
9,14 (passagem de ida e volta) x 22 (dias trabalhados) = R$201,08
6% de R$4.000 = R$240,00
**Como podemos ver o valor necessário para o transporte é menor que o de 6% sobre o salário. Logo, a empresa poderá descontar somente o valor de R$201,08.**
*Caso o empregado opte por se locomover por veículo próprio ou outro meio de locomoção as regras e obrigatoriedade de pagamento deixam de ser aplicadas.*
Agora como prometemos, vamos aos cuidados.
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## **Cuidados na admissão**
Logo na admissão, o empregado deve preencher um **termo de opção do vale-transporte** aderindo ao benefício. Caso ele prefira usar outros meios de locomoção não sendo os do sistema de transporte coletivo, deverá declarar neste mesmo termo.
Optando pelo vale-transporte, o mesmo deverá informar o **seu endereço residencial, quais meios de transporte irá utilizar,** como ônibus municipal ou intermunicipal, metrô ou trem**, quantos passes necessitará para fazer o trajeto completo e o valor unitário de cada passagem.**
A partir dessas informações será possível providenciar o cálculo do vale-transporte que mostramos acima e seguir com os próximos cuidados.
### **Confira a veracidade das informações**
Como dissemos anteriormente, os dados são descritos pelo próprio colaborador para o profissional de RH responsável pelos benefícios. É importante que você profissional de RH verifique se as informações são verdadeiras para que não gaste mais do que o necessário.
Nos sites de mobilidade urbana como [Google Maps](https://www.google.com/maps) ou [Moovit](https://moovitapp.com), você pode conferir o trajeto, ou ainda, encontrar um trajeto melhor com menos conduções, sendo mais econômico para a empresa e mais confortável ao funcionário.
## **Cuidados pós-admissão**
### **Mantenha os dados dos seus colaboradores atualizados**
Um dos pontos **mais importantes** após a admissão é **manter o endereço dos colaboradores atualizados**. Muitas vezes o colaborador fornece seu endereço na admissão, o assistente de RH insere no sistema de banco de dados dos funcionários e lá permanece por anos sem alterações, como muitos outros dados cadastrais.
**Manter o endereço atualizado pode ajudar a reduzir os custos com vale-transporte.**
Um funcionário que **se mudou para outro endereço** e diminuiu o número de passes com transporte ou ainda optou por outro meio de locomoção, tem a **obrigação de comunicar** ao Departamento de Recursos Humanos, mas por descuido ou desatenção isso pode acabar não acontecendo.
Em contrapartida, a área de RH pode promover essa comunicação e conseguir as novas informações.
Alterações de endereço e nova opção de meio de transporte devem ser comunicados ao empregador.
**Estabeleça um canal** para que os colaboradores te informe essas mudanças, seja pelo portal da empresa ou e-mail por exemplo.
Ter uma **data periódica específica solicitando a renovação de dados** também te ajudará bastante a mantê-los atualizados. Você pode estabelecer um período como uma vez a cada 6 meses ou uma vez ao ano para que cada colaborador retorne falando se algum dado foi alterado, ou não.
### **Fique atento aos dias trabalhados**
Situações de afastamento, [férias](https://www.pontotel.com.br/antecipacao-de-ferias/), licenças, folgas ou home office acontecem com frequência no ambiente corporativo. Acompanhar de perto os dias trabalhados de seus colaboradores **evitará desperdícios financeiros**, isso é, evitará o excesso do pagamento do benefício e consequentemente o uso indevido dele para outros fins.
### **Acompanhe as mudanças externas**
Mudanças na Legislação, novos preços de tarifas de passagens e muitas outras situações externas estão relacionadas ao vale-transporte e o **RH precisa estar alerta**.
Podemos citar aqui como exemplo o recente caso na cidade de São Paulo, onde as regras e número de integrações de ônibus e metrô/trem foram reduzidas e vão aumentar consideravelmente os custos com vale-transporte nas organizações. Leia mais no nosso artigo: **[Mudanças no Bilhete Único impactarão custos das empresas e 120 mil pessoas](https://blog.fretadao.com.br/mudancas-no-bilhete-unico-impactarao-custos-das-empresas-e-120-mil-pessoas/?utm_source=blog&utm_medium=link-2&utm_campaign=vale-transporte-voce-esta-pagando-corretamente).**
Não pagar o valor devido aos funcionários pode causar **processos trabalhistas**, por isso é importante que você dê bastante atenção a esse cuidado e não tenha problemas futuros.
### **Acompanhe as mudanças dentro da organização**
Cada aumento salarial é diretamente refletido no cálculo do vale-transporte, já que o desconto dos 6% é feito com base no salário do colaborador.
Pode parecer muito óbvio, mas certifique-se que o **novo valor do salário em sistema e o desconto realizado estão devidamente corretos**. Assim, o valor que o colaborador pagará será maior e diluirá no orçamento de custos com pessoal em sua corporação.
Agora que você já aprendeu tudo sobre o assunto, é hora de colocar o conhecimento em prática. Analise se todos os cuidados foram tomados em seu quadro de funcionários e realize os ajustes necessários.
**Gostou do artigo? Não se esqueça de deixar o seu comentário! Queremos saber a sua opinião sobre o assunto.**
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