Mudança de endereço da empresa? Saiba o que fazer!

Tudo que você precisa saber para garantir a mudança de endereço da empresa perfeita!

Toda empresa ao se desenvolver acaba passando por diversos tipos de mudanças e a mudança de endereço é uma delas.

É natural que após o crescimento do negócio a empresa precise ir para um espaço maior ou mais adequado, seja pela nova necessidade de alocação de seus produtos ou novo tamanho da equipe de funcionários.

Outras razões podem levar a essa mudança, como uma recém estratégia de negócio ou simplesmente por possuir problemas no local atual.

Independente da razão, há muitos aspectos que precisam ser verificados e ações que precisam ser tomadas.

Sabemos que a mudança irá tomar muito tempo e investimento da empresa como um todo, envolvendo todos os principais departamentos como Gestão/Diretoria, Financeiro, Administrativo, Recursos Humanos e Marketing. 

E para ajudarmos, separamos todos os cuidados necessários por departamento para que a mudança de endereço da empresa seja realizada com sucesso! Confira abaixo.

Cuidados abordados por departamento:


Localidade

Departamento responsável: Gestão/Diretoria

Há alguns cuidados que precisam ser tomados referente a localização, seja a atual ou a que será escolhida para ser o novo espaço.

Cuidados sobre Localização

Local atual

Antes de assumir novas obrigações com um novo local é preciso finalizar as existentes com seu espaço alugado atual para fazer a devolução.

Verifique o contrato

Verifique junto ao Departamento Administrativo as regras do contrato de aluguel do imóvel atual e veja se é possível entregá-lo sem ter que arcar com multas ou outros valores devido a rescisão do contrato antes do prazo determinado.

Pinturas e demais adequações podem ser necessárias ou pagamento de taxa para a realização deste serviço.

Novo local

Escolha um ponto de fácil acesso

Dependendo do seu negócio, é de extrema importância que a busca do novo local seja realizada em áreas acessíveis para que seus clientes e fornecedores cheguem a você sem dificuldades.

O ponto será em uma área comercial ou residencial? Pense em qual delas é a ideal para seu negócio.

Muitas vezes estar em uma área comercial se torna muito melhor, trazendo mais visibilidade a organização, maior segurança e facilidades ao redor como bancos e empresas de suprimentos para compra de materiais de escritório, por exemplo.

Um lugar com boa movimentação de pessoas, estacionamentos disponíveis e transporte público nas proximidades é uma ótima opção para um negócio de comércio ou serviço.

Já para as indústrias o local precisa ser próximo ou ter acesso facilitado ao fornecedor da matéria-prima principal, além de oferecer condições climáticas ideais a sua produção.

Saiba mais no site do Sebrae sobre Como escolher um bom ponto para comércio ou indústria.

Cuidado com os ruídos

É legal visitar o local em horários diferentes para verificar se há a presença de muitos ruídos.

É importante garantir que nos horários que o seu negócio estará funcionando não haja barulhos de alto volume como aqueles gerados com muito trânsito ao redor, a fim de não atrapalhar a comunicação com clientes e funcionários prejudicando o seu negócio.

Infraestrutura

Energia estável, internet veloz, estacionamento disponível são pontos básicos que precisam ser apurados na região.

O tamanho precisa ser pensado de acordo com a organização de todos ambientes.

Layout, decoração, ventilação e ergonomia nas estações de trabalho, salas de reuniões, estoque, copas, áreas para lazer, enfim. Busque analisar e definir toda a estruturação para descobrir se o ambiente será adequado ou não.

Infraestrutura do ambiente de trabalho

Pense a médio prazo e tenha uma margem de segurança no tamanho. Sua equipe ou a necessidade de espaço poderá aumentar inesperadamente e assim você evitará problemas.

Possuindo ou não pessoas com deficiência física em seu quadro de funcionários, não deixe de estabelecer todos ambientes com acessibilidade a cadeirantes. Seus clientes e demais stakeholders poderão precisar.

Certifique-se que haverá um serviço de limpeza recorrente adequado. Garantir a limpeza do local proporciona um ambiente limpo e seguro a todos, pois previne doenças e acidentes.

Um ambiente sujo pode além de prejudicar os seus colaboradores, causar perdas de negócios em visitas de fornecedores e clientes.

Custos

Departamento responsável: Financeiro

A mudança pode gerar diversos custos. Minimizá-los o máximo possível ajudará bastante no orçamento estabelecido.

Contratações de serviços, valor do novo aluguel, necessidade de reformas no antigo ou novo espaço, documentações. Pense em tudo que custará algum valor, calcule e analise.

Verifique se há um bom custo-benefício para cada item e se há boa viabilidade da troca.

Verifique logo abaixo questões burocráticas que também poderão lhe gerar custos e deverão estar no orçamento.

Principais questões burocráticas

Questões burocráticas

Departamento responsável: Administrativo

A mudança de endereço da empresa não é feita de forma simples. Será necessário se dirigir a órgãos públicos e privados para resolver algumas questões burocráticas e informar o processo de mudança.

As principais delas são:

  • Alteração no Contrato Social na Junta Comercial do Estado
  • Alteração em documentos fiscais
  • CNPJ
  • Alvará de funcionamento
  • Caixa Econômica Federal (por conta do FGTS)
  • Matrícula no Instituto Nacional do Seguro Social – INSS
  • DETRAN
  • Caso trocar de cidade, cancelar a Inscrição Municipal na cidade atual e seguir com o procedimento de novo cadastro na outra

Você deve também informar sobre a mudança aos:

  • Bancos
  • Empresas de cartão de crédito
  • Correios
  • Fornecedores
  • Assessores fiscais e jurídicos
  • Contador
  • Provedores de seguros
  • Instituições e Associações Profissionais
  • Provedores de telefonia, internet.
  • Hospedagem de TI/Serviços de backup

Do mesmo modo, não se esqueça de alterar o endereço em cartões de visita, carimbos, papel timbrado. Repasse as novas informações para o pessoal de Marketing alterar as informações no site, redes sociais e toda publicidade.

Funcionários

Departamento responsável: Recursos Humanos

Não há dúvidas que todos os funcionários são indispensáveis ao funcionamento da empresa.

E para que eles continuem motivados e satisfeitos mesmo com a mudança, você profissional de RH precisará ter alguns cuidados fundamentais.

Conheça detalhadamente sobre 4 cuidados essenciais para reter talentos ao mudar de endereço.

Um dos principais cuidados é o transporte dos funcionários.


Transporte de funcionários. Um dos principais cuidados em uma mudança de endereço comercial

O novo local pode ser o lugar estratégico ideal, aquele dos sonhos, mas grandes transtornos com os funcionários podem ser gerados caso a maior parte deles residem longe dele e tenham que depender de várias conduções de transporte público ou altos gastos com veículo particular.

Mas, há outras formas de garantir o transporte eficiente de seus colaboradores com conforto e economia além dos meios mais tradicionais. Garanta uma organização do transporte de toda sua equipe sem grandes trabalhos lendo mais em: Sua empresa está de mudança? Saiba como organizar o transporte dos funcionários.

Logística

Departamento responsável: Administrativo

Local resolvido? Então agora é hora da mudança!

Para que realizar o  transporte de todos os itens da sua empresa com total segurança é necessário colocar uma empresa especializada em mudança comercial na jogada.

Pesquise as que prestam o serviço com eficiência na região. Escolha a que mais se adequar ao orçamento acompanhada de uma boa qualidade do serviço, é claro, e agende uma reunião para acertar todos os detalhes da logística.   

Esteja atento se a transportadora irá prestar o serviço completo como a desmontagem, montagem e embalagem de todo o mobiliário. Além de garantir toda a organização e separação dos itens com meios de identificação como etiquetas coloridas, e seguir o layout e cronograma alinhados.

Cuidados ao contratar uma empresa especializada em mudanças

É importante também buscar o seguro total do material a ser transportado. Verifique quais as coberturas a transportadora terá responsabilidade e o que a sua empresa terá que arcar com custos, caso ocorra algum acidente ou imprevisto.

Dicas:

  • Tire fotos de todos os móveis para documentar o estado deles antes da mudança. Isso o ajudará em caso de solicitar ressarcimento de valores por danos;
  • Para que as atividades sejam retomadas assim que o transporte de todos os itens sejam feitos, assegure que todas as instalações básicas estejam funcionando no local como instalações elétricas, tomadas, internet, telefonia, etc.;
  • Exija que todos os detalhes estejam no contrato para que não haja desacordos comerciais.

Divulgação

Departamento responsável: Marketing

Há algumas divulgações imprescindíveis a serem realizadas.

Comunique a mudança previamente.

Divulgue a mudança com antecedência!

Encaminhe informativos por e-mail e redes sociais. Com apoio da área Comercial realize ligações e mensagens e divulgue a mudança antecipadamente aos clientes, fornecedores e todos ligados ao negócio.

Com toda certeza você não irá querer receber reclamações por falta de comunicação de algum deles, por terem batido a antiga porta e ninguém da sua empresa estiver mais lá, nem muito menos ter correspondências destinadas ao antigo endereço.

Dia da inauguração do novo espaço

Tudo pronto. Empresa nova!

Promova um dia especial de inauguração com clientes, fornecedores e envolvidos. Não precisa ser algo muito bem elaborado, pode ser apenas organizar um “comes e bebes” para todos no novo espaço.

Além de informá-los sobre o novo endereço, isso irá mostrar como o seu negócio está crescendo, e consequentemente, ajudará a manter e criar novos negócios.

Divulgue fotos deste dia nas redes sociais. Se sua empresa é de grande porte, comunique também a imprensa. Conte parte da história da sua empresa, o que o levou a mudar e quais as expectativas futuras. Isso trará boa visibilidade e atrairá mais pessoas interessadas ao negócio nas mais diversas áreas.

Mudança concluída com sucesso!

Como vimos, o processo de mudança de endereço da empresa pode ser bastante trabalhosa.

Há uma série de cuidados e processos a serem feitos por diversas pessoas, desde o início da escolha de um novo local até a mudança efetiva.

Esperamos que todas essas informações lhe ajudem a alcançar uma mudança bem-sucedida, e após todo o processo, todos aproveitem as melhores condições que o novo espaço proporcionará a sua organização e ao seu negócio como um todo.

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