As empresas que adotam o Bidding Process (BID) entendem a importância do método para comprar serviços e abrirem a oportunidade para fornecedores compartilharem propostas de soluções e serviços de alta qualidade. No entanto, dentro do setor de transporte, realizar um BID pode ser uma proposta desafiadora.
Pensando nisso, hoje vamos explicar os desafios do processo de BID de transporte para colaboradores, os itens importantes para elaborar uma proposta eficiente e dicas que vão atrair fornecedores que ofereçam mais eficiência operacional, redução de custos, segurança e expansão aos negócios da sua empresa.
Os desafios no BID no transporte de funcionários
Criar um Bidding Process de fretado nem sempre é uma tarefa fácil, pois depende de detalhes que são levantados por áreas específicas da empresa como departamento de compras, RH ou operações. Portanto, na hora de criar o BID de transporte, poderá ocorrer os seguintes desafios:
- Critérios de avaliação pouco definidos
No caso do BID para transporte de funcionários, as empresas buscam por este processo para reduzir custos com transporte de colaboradores e otimizar processos operacionais, que acabam sendo realizados manualmente pela equipe de RH.
Por mais que esteja empenhada, nem sempre ela consegue dar conta de todo processo de gestão, devido ao tempo e produtividade em outras demandas diárias. Entre os critérios para uma boa avaliação estão:
- Valor,
- Qualidade,
- Diferenciais,
- Linhas e rotas,
- Planejamento e prazo da solução contratada;
- Custos,
- Outros pontos específicos.
- Falta de assertividade nos dados
Um problema comum no BID de transporte é a assertividade dos dados, que ocorre quando a empresa já conta com um tipo de serviço de fretamento, compartilha o documento, os requisitos e o que já é feito na operação e pede um novo orçamento.
No entanto, para realizar uma gestão eficiente de transporte fretado, é importante considerar a dor específica da empresa e não o que já está sendo realizado, pois nem sempre o que já é apresentado representa a melhor solução e economia que a empresa poderia obter.
Para realizar uma gestão eficiente de transporte, é sempre importante olhar as rotas, linhas, número de colaboradores e se aquela operação está sendo justa para a empresa, tanto na redução de custos, como na qualidade do serviço prestado.
- Riscos de segurança e desempenho da operação
Outro ponto importante que pode ser um desafio na hora de abrir o Bidding Process para fretamento é quando a empresa não questiona os riscos da contratação, sem questionar a segurança e o desempenho que o fornecedor oferece, e foca somente no menor preço.
Este fator ocorre tanto na questão da segurança, como do controle dos dados em tempo real, que nem todo fornecedor está preparado para oferecer.
Quando uma empresa abre o BID, mas não considera questões de segurança dos veículos, assim como a tecnologia e inovação para agilizar processos, pode ocorrer uma contratação de fornecedor com pouco desempenho e que oferece um serviço raso, ou seja, que até soluciona a dor que a empresa tem por um período, mas que futuramente pode trazer:
- Falhas operacionais;
- Gastos extras com o custo do serviço;
- Gerar prejuízos logísticos;
- Trazer riscos à segurança dos colaboradores;
- Comprometer a reputação de uma marca.
- Leia também: Logística De Transporte Dos Funcionários: Entenda a Relação e Como Pode Ser Benéfica Para a Empresa
O que considerar ao abrir um BID de transporte fretado?
Selecionamos os principais pontos para você considerar, na hora de abrir o seu BID de transporte fretado, de forma eficiente e dicas para criar o seu processo com mais autonomia e assertividade, confira:
1 - Dados pré-definidos
O primeiro passo a ser considerado em um BID de transporte eficiente é a definição dos dados de acordo com o que a companhia necessita, para garantir que o investimento com as linhas aos colaboradores seja realizado de forma otimizada e econômica.
Dica:
Compartilhe os dados para o fornecedor através do endereço dos colaboradores, acrescentando o turno em que cada um atua. Assim, os prestadores de serviço vão precisar realizar a roteirização inteligente da operação, e as rotas serão desenhadas novamente, garantindo sua eficiência.
Caso não tenha, acrescente na proposta de BID que o fornecedor construa uma proposta baseada nestes dados, pois são eles que irão garantir o atendimento desejado, uma ocupação eficiente e que não onere a empresa.
2- Gestão
Um BID eficiente de transporte também precisa se preocupar como será feita a gestão e controle da operação de linhas e colaboradores. Dentro da gestão é necessário que o fornecedor esteja preparado para oferecer:
- Roteirização constante da sua operação;
- Equipe profissionalizada que garanta a eficiência operacional.
Dica:
Para garantir a melhor gestão da sua empresa, nossa dica é que você exija do fornecedor ofereça em sua proposta roteirização constante e inclusiva de colaboradores, para garantir a eficiência operacional e identificar oportunidades de melhoria para reduzir os custos da operação.
Lembra quando citamos no passo 2 a importância da gestão de transporte? O atendimento aos passageiros também garante uma operação eficaz do transporte fretado, explicamos o motivo:
Em empresas com foco em setores de logística, indústria e varejo, por exemplo, pode ocorrer que os colaboradores cumpram seus horários por turnos. Se um número de colaboradores desenvolve sua função no turno da madrugada, o que ocorre, caso algum deles perca o fretado ou precise de ajuda em algum tipo de situação emergencial?
O atendimento garante uma gestão eficiente de transporte e preza pela segurança dos colaboradores. Deixar este atendimento a cargo da empresa pode gerar mais custos e gastos com contratações de pessoas.
Dica:
Acrescente este item no Bidding Process para reduzir os custos e evitar preocupações eventuais, tanto com veículos, como colaboradores, considerando o suporte e atendimento a cargo do fornecedor.
Vale lembrar que o atendimento será de total responsabilidade da empresa contratada, oferecendo o suporte aos colaboradores no dia a dia.
4- Controle da operação
Tão importante quanto à gestão, é o controle da operação, pois garante que a empresa tenha todos os indicadores de forma facilitada sobre o serviço que será prestado, como pontualidade do fretado, controle de linhas, detalhes do veículo e motorista, controle de uso do benefício e número de colaboradores que utilizam o fretamento, sendo possível realizar a gestão e o desconto correto dos funcionários que usam mensalmente o serviço.
O controle operacional pode ser feito pela própria empresa que contrata o serviço, no entanto as companhias que buscam pelo transporte fretado contam com operações de alta complexidade para controlar diariamente, como colaboradores em turnos diferentes, horas extras e um grande número de veículos e linhas para controlar.
Dica:
Nossa indicação é sempre deixar explícito nos critérios a necessidade do controle operacional de transporte, que ofereça os indicadores de qualidade da operação, acompanhamento de linhas rotas, quem utiliza o benefício e como seus colaboradores avaliam o serviço.
5- Aplicativo para passageiros
O aplicativo para passageiros é fundamental para que os colaboradores tenham informações em tempo real de seu fretado, como horários, linhas, rotas, localização do ponto fretado e evitar atrasos.
Além destes benefícios, o aplicativo é importante para a empresa controlar o serviço prestado, reduzir custos operacionais e otimizar a rota para, consequentemente, reduzir emissões de carbono e custos com combustíveis.
Dica:
Acrescente o item aplicativo a cargo do fornecedor na proposta, pedindo que ele demonstre cada ferramenta, solução e a viabilidade do app para a operação e os benefícios para a empresa.
6- Segurança
Outro ponto importante a ser considerado e que não deve ser esquecido no Bidding Process de mobilidade corporativa é a segurança, afinal é importante que os veículos da operação estejam com a documentação correta e passem por uma inspeção recorrente para garantir a segurança dos colaboradores.
Para fortalecer a segurança, também é importante que os motoristas estejam preparados para um plano de ação em caso de acidentes, tenham uma direção defensiva e saibam lidar em situações emergenciais ou até mesmo de combate ao assédio.
Dica:
Indicamos que você peça ao fornecedor documentos e certificações que indiquem detalhes de inspeção recorrente nos veículos e a segurança de toda operação, como documentos e conduta de motoristas e como a empresa oferece segurança aos colaboradores.
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