Gestão de facilities: o que é e como fazer da melhor forma

Aprenda o que é Gestão de Facilities, as principais tendências do setor e faça a sua gestão de maneira otimizada!


Se engana quem imagina que o setor de facilities é pequeno ou pouco importante para as organizações. 

De acordo com a Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), este setor movimenta hoje mais de R$100 bilhões e emprega aproximadamente 1,3 milhões de pessoas.

Quanto maior uma empresa ou edifício, maior será o número de recursos financeiros, materiais e funcionários. E, consequentemente, maior será a relevância do gerenciamento de facilities, sendo necessário um departamento e profissionais específicos na sua atuação.  

Tem dúvidas sobre como funciona a gestão de facilities? Leia logo abaixo tudo que você precisa saber e garanta uma gestão de facilities otimizada! 

O que é o setor de Facilities

Por volta da década de 1960 surge o termo no Estados Unidos chamado Facilities Management, chegando ao Brasil por volta do ano 2000, conhecido como Gestão de Facilities ou Gestão de Facilidades.

O termo foi criado para se referir a gestão responsável por todos os serviços de apoio que fazem uma organização funcionar, como manutenção elétrica, paisagismo, jardinagem, segurança, limpeza, serviços de transporte e muitos outros.

Seu objetivo é garantir a funcionalidade de todo o ambiente construído com o menor custo, aliado a máxima qualidade.

Dessa forma, a gestão de facilities abrange várias disciplinas e setores dentro da empresa, garantindo conforto, segurança e eficiência no ambiente, integrando pessoas, local, processos e tecnologia.

Na grande maioria das vezes, essas disciplinas referem-se à rotinas que não se integram a atividade-fim da organização, mas ainda sim, atuam para otimizar processos importantes.

O profissional de Facilities

O profissional de facilities é o que trabalha para que todos os outros profissionais desempenhem suas atividades da melhor forma. Ele pode ter diferentes títulos e diversos backgrounds de carreira. A formação mais comum é Engenharia, seguida de outras como Administração de empresas, Arquitetura e Direito.

Embora eles tenham essas diferenças, todos possuem habilidades e atuações comuns, como:

  • Operações e manutenção
  • Gerenciamento de risco
  • Desempenho e qualidade
  • Sustentabilidade
  • Produtos imobiliários
  • Comunicação
  • Liderança e estratégia
  • Gestão financeira
  • Gestão de obras e reformas
  • Ergonomia
  • Sistemas da informação e tecnologia
  • Gerenciamento de projetos

O Gestor de Facilities, conhecido também como Facilities Manager é o responsável direto por organizações como grandes empresas, bancos, condomínios, hospitais e shopping centers.

Os quatro principais setores que requerem a gestão de facilities são:

  1. Bancos (49%)
  2. Saúde (39%)
  3. Farmácia (36%)
  4. Energia (34%)

(fonte: Pesquisa Compwalk)

Diariamente, o profissional lida com diversos desafios como gestão de contratos e demandas, seleção de fornecedores e produtos, compliance (cumprimento às normas legais e regulamentares), estabelecimentos e análise de indicadores, buscando o cumprimento das metas organizacionais e satisfação dos colaboradores continuamente.

Acompanhar as principais tendências do setor faz com que esses desafios sejam executados com efetividade e alta performance. Veja abaixo as principais tendências de Gestão de Facilities.  

Tendências para o setor

Veja as principais tendências em Gestão de Facilities!
Veja as principais tendências em Gestão de Facilities!

 

#Terceirização

Uma excelente maneira de otimizar a gestão de facilities, e uma prática cada vez mais comum nas empresas, é a terceirização de serviços.

Um levantamento realizado pelo grupo CBRE, maior empresa de serviços e investimentos imobiliários no mundo, indica que em 2025 o mercado global de terceirização de serviços alcançará um total de 1 trilhão de dólares.

Há numerosos bons motivos para adotar essa prática. Cerca de 70,9% das empresas que utilizam serviços terceirizados o fazem devido à especialização da atividade desempenhada. (fonte: Fiesp) Ou seja, serviços terceirizados apresentam melhor performance nas atividades, colaborando a uma qualidade agregada superior.

Toda atividade-meio pode ser terceirizada. As principais áreas de serviços terceirizados são:

  • Segurança e vigilância (59,8%)
  • Limpeza e conservação (55,4%)
  • Montagem e manutenção de equipamentos (50,0%)
  • Logística e transportes  (45,6%)

Imagine um cenário onde fosse feita a contratação de funcionários para atuar em cada um desses serviços. Além de custos com processos de recrutamento e seleção, capacitação e treinamentos, haveriam custos altos com salários, férias, horas extras, alimentação, transporte e por aí vai.

Em função disso, a terceirização de serviços de facilities agirá principalmente na redução de custos. Além de diminuir o tempo gasto com atividades que não são o foco principal da empresa. Uma ótima oportunidade para a equipe interna investir em atividades do core business e estratégias de valor.

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#Integração de serviços

As empresas estão dando um passo além da terceirização de serviços, buscando a integração de processos, análises e inovação para mais controle e competitividade. Isso significa, reduzir a um número menor de fornecedores, tornando-os em verdadeiros parceiros estratégicos.

Essa abordagem gera uma consistência superior na qualidade dos serviços, bem como a simplificação, já que tomar ações estratégicas e atuar na resolução de problemas com pessoas que conhecem bem o seu negócio, seus objetivos e suas operações, terá um impacto positivo muito maior.

Isso vai desde pequenos feedbacks com recomendações adequadas até reais e grandes mudanças em processos e contratos. Possibilitando o balanceamento de risco entre as partes.

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#Espaços com multi-gerações

A Geração do Milênio, conhecida também como a Geração Y, os nascidos entre 1981 e 2000, está transformando o mundo dos negócios e os processos de atração e retenção de talentos.

De acordo com um estudo de carreira feito pela Revelo, essa geração irá compor mais de 50% da força de trabalho até 2020

Muito se tem falado sobre o comportamento e preferências dessa geração. Senso de liberdade, inovação, super conectados, informados, em busca de um propósito, flexibilidade e qualidade de vida. Muitas são as características e fatores que podem influenciar a estruturação tanto hierárquica quanto da infraestrutura da empresa.

Criação de espaços sociais, acesso a comodidades como comida de livre acesso no local, disponibilização de equipamentos eletrônicos para home office e ambientes de descontração estão se tornando bastante comuns para reter e satisfazer esses talentos.

Um dos desafios ao Facility Manager (FM) é estar por dentro do que eles procuram, o que os motivam e balancear as necessidades de diferentes gerações no ambiente de trabalho. Afinal a empresa irá contar não só com a Geração Y, mas todas as outras, baby boomers, Geração X e até mesmo a Geração Z, nascidos a partir do ano 2000.

Baseado nas palavras de Richard Holberton, Diretor Sênior da CBRE, a chave para saber como gerenciar essas necessidades está em analisar, implementar e desenvolver um ambiente estratégico focando no estágio de vida de cada um. Esse será o driver. Reconhecer quando, onde e como os funcionários trabalham.

#Foco no bem-estar do funcionário

Os bons resultados de uma organização dependem da performance de pessoas. Não é atoa que já há algum tempo os líderes estão enxergando que cuidar do bem-estar dos colaboradores refletem diretamente nos resultados e que é uma fator primordial para a retenção dos melhores talentos.

Uma pesquisa realizada pela CoreNet descobriu que 80% dos funcionários participantes da pesquisa concordam que promover o bem-estar dos colaboradores é fator crucial para recrutá-los e retê-los em uma companhia nos próximos 10 anos.

Como dito no tópico anterior, os milênios tem um alto comprometimento com qualidade de vida, e isso inclui uma série de cuidados como ter uma alimentação saudável e a prática de exercícios.

Há uma infinidade de possibilidades de promover o bem-estar dos funcionários no meio corporativo como:

  • Oferecer opções saudáveis em cafeterias e refeitórios;
  • Móveis ergonômicos;
  • Ambiente de trabalho com iluminação e temperatura adequada;
  • Estimular a prática de exercício físico, como promover a participação em corridas de rua, por exemplo;
  • Investir em palestras de conscientização;
  • Subsidiar benefícios como academia e transporte fretado;
  • Mentoria com acompanhamento e aconselhamento profissional.

Para a promoção da qualidade de vida será necessário uma boa colaboração entre as áreas de Gestão de Facilities e RH. Dessa forma as ações serão efetivas gerando excelentes resultados para todas as partes.

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#Ambientes colaborativos

Colaboração é a chave para estimular atitudes inovadoras. Agilidade na resolução de problemas também se torna possível através da colaboração, afinal, duas cabeças pensam melhor que uma, não é mesmo?

Em um mundo onde os negócios são mutáveis e em uma velocidade muito rápida é preciso garantir estar a um passo à frente.

Hoje uma simples startup de tecnologia com uma ideia inovadora pode destruir um modelo de negócio completamente. Temos vários exemplos disso, como o Uber que transformou a forma que solicitamos um veículo para se locomover, e ainda, o Airnbnb que revolucionou o jeito que as pessoas buscam por hospedagens.

O espaço físico induz ao comportamento. Favorecer ambientes colaborativos é uma tendência fortemente estratégica e necessária para aumentar poderosamente a competitividade das organizações.

E isso já está acontecendo em corporações que não querem ficar para trás.

Interior - Escritório Google
Interior – Escritório Google

Podemos ver como exemplo a gigante Google. Ela oferece comida gratuita, deliciosa e saudável para os seus colaboradores. Muitos acreditam que é apenas para deixa-los felizes e bem alimentados. Mas a real razão disso acontecer é promover a colaboração e inovação entre os googlers.

Laszlo Bock, ex-vice-presidente sênior de operações de pessoas do Google, explica em seu livro “Um novo jeito de trabalhar – o que o Google faz de diferente para ser uma das empresas mais criativas e bem sucedidas do mundo” que o propósito dos cafés e das pequenas áreas abastecidas com comida próxima aos postos de trabalho é fazer com que as pessoas saiam de suas mesas e interajam.

O local para a comida é escolhido estrategicamente entre duas equipes de trabalho separadas.

Uma vez Sergey Brin, co-fundador do Google, disse aos seus arquitetos e designers de escritório que “ninguém deve estar a mais de 60 metros de distância da comida”. (fonte: Forbes)

O objetivo disso é unir pessoas diferentes de comunidades distintas e incentivá-las a interagirem, gerando assim a construção de novas ideias. A comida é o “como”, e ambientes colaborativos são o “porquê”, conta Sergey Brin.

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#A era do alto consumo digital

A tecnologia tem mudado o modo que o consumo é feito. Isso tem impactado o varejo de várias maneiras, onde os canais onlines irão se tornar dominantes na jornada do consumidor, gerando alto volume de demanda.

A Gestão de Facilidades também é impactada. Demandas maiores por produtos exigirão armazenagem logística adequada, espaços amplos, sofisticados, otimizados e eficientes. O espaço nas organizações precisarão refletir as necessidades do futuro, equilibrando o espaço físico e virtual.

Ou ainda, impactarão as negociações com seus fornecedores que precisarão ser flexíveis tanto quanto,  e se adequarem a essas necessidades.

#Decisões baseadas em dados

A Frost & Sullivan prevê que, até 2025, a análise de dados será fundamental para tratar de questões como economia de energia, redução dos custos totais do ciclo de vida, eficiência e sustentabilidade dos negócios.

O poder da informação proporciona tomadas de decisão baseadas em informações, em fatos reais.

Através de uso de sistemas de dados é possível ter uma visão clara dos problemas de desempenho e encontrar a solução certa para resolver. Bem como, acompanhar indicadores de performance e desempenho, como KPIs e SLAs.

Diferenças entre KPI e SLA

KPI é a sigla para o termo inglês Key Performance Indicator, traduzido para Indicador Chave de Desempenho. Esses indicadores chaves visam medir o desempenho de uma ação, com o objetivo de compreender se a execução está sendo bem sucedida ou não.

Exemplos de KPI:

  • Turnover (Rotatividade): número de funcionários admitidos e desligados em um período determinado;
  • Absenteísmo: número de afastamentos de funcionários dado um período de tempo;
  • Controle de estoque: consumo/saldo;
  • Ociosidade: quanto tempo uma máquina ou time ficam parados;
  • Produtividade: tempo de hora trabalhada/quantidade de trabalho produzido.

Já SLA vem do termo em inglês Service Level Agreement, que significa Acordo de Nível de Serviço.

É um acordo com valor legal e de linguagem clara entre duas empresas em que descreve o serviço contratado e o nível que será prestado. Nesse acordo é definido questões contratuais referente às responsabilidades entre as partes.

O SLA estabelece quais serão as métricas que serão avaliadas para medir se a prestação de serviço está sendo adequada ou não, além de definir quais serão as providências para cada resultado, positivo ou negativo.

Exemplos de práticas de SLA:

  • Qualidade mínima;
  • Prazos de entrega de serviço/produto;
  • Tempo de resposta às solicitações normais e emergenciais;
  • Avaliação de rotinas;
  • Multas;
  • Relatórios mensais de desempenho.

Conclusão

Como vimos, a gestão de facilities tem grande valor aos locais aonde ela está inserida. Empresas, edifícios, corporações, ela é requisitada nos mais diversos setores e mercados.

Para alcançar a otimização do gerenciamento, é exigido ao profissional de facilities a combinação de empatia, pensamento estratégico, expertise comercial e estar sempre de olho na inovação e melhoria contínua.

Contar com as tendências do setor irá aprimorar a gestão, alcançando o melhor desempenho com os  parceiros estratégicos, além de garantir a satisfação de colaboradores, influenciando na atração e retenção de talentos.

Assim, o papel da sua função será como um facilitador ágil à mudanças internas e externas ,e de fato ser um elemento estratégico primordial para as organizações.

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