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# Gestão de facilities: o que é e como fazer da melhor forma?
Escrito por [Ketlen Silva](https://blog.fretadao.com.br/author/ketlen-silva)
29 de mai. de 2019 08:42:53
*Aprenda o que é Gestão de Facilities, as principais tendências do setor e faça a sua gestão de maneira otimizada!*
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Se engana quem imagina que o setor de *facilities* é pequeno ou pouco importante para as organizações.
De acordo com a Associação Brasileira de Facilities ([ABRAFAC](https://www.abrafac.org.br/)), este setor movimenta hoje mais de **R$100 bilhões** e emprega aproximadamente **1,3 milhões de pessoas**.
Quanto maior uma empresa ou edifício, maior será o número de recursos financeiros, materiais e funcionários. E, consequentemente, maior será a relevância do gerenciamento de *facilities*, sendo necessário um departamento e profissionais específicos na sua atuação.
**Tem dúvidas sobre como funciona a gestão de *facilities*? Leia logo abaixo tudo que você precisa saber e garanta uma gestão de *facilities* otimizada! **
## **O que é o setor de Facilities**
Por volta da década de 1960 surge o termo no Estados Unidos chamado *Facilities Management,* chegando ao Brasil por volta do ano 2000, conhecido como Gestão de Facilities ou Gestão de Facilidades.
O termo foi criado para se referir a gestão responsável por **todos os serviços de apoio** que fazem uma organização funcionar, como manutenção elétrica, paisagismo, jardinagem, segurança, limpeza, serviços de transporte e muitos outros.
Seu objetivo é garantir a funcionalidade de todo o ambiente construído com o **menor custo, aliado a máxima qualidade.**
Dessa forma, a gestão de *facilities* abrange várias disciplinas e setores dentro da empresa, garantindo conforto, segurança e eficiência no ambiente, integrando pessoas, local, processos e tecnologia.
Na grande maioria das vezes, essas disciplinas referem-se à rotinas que não se integram a atividade-fim da organização, mas ainda sim, atuam para otimizar processos importantes.
## **O profissional de Facilities**
O profissional de *facilities* é o que trabalha para que todos os outros profissionais desempenhem suas atividades da melhor forma. Ele pode ter diferentes títulos e diversos backgrounds de carreira. A formação mais comum é Engenharia, seguida de outras como Administração de empresas, Arquitetura e Direito.
Embora eles tenham essas diferenças, todos possuem habilidades e atuações comuns, como:
- Operações e [manutenção](https://www.nomus.com.br/blog-industrial/manutencao-preventiva/)
- Gerenciamento de risco
- Desempenho e qualidade
- Sustentabilidade
- Produtos imobiliários
- Comunicação
- Liderança e estratégia
- Gestão financeira
- Gestão de obras e reformas
- Ergonomia
- Sistemas da informação e tecnologia
- Gerenciamento de projetos
O Gestor de *Facilities*, conhecido também como *Facilities Manager* é o responsável direto por organizações como grandes empresas, bancos, condomínios, hospitais e shopping centers.
Os quatro principais setores que requerem a gestão de *facilities* são:
1. Bancos (49%)
2. Saúde (39%)
3. Farmácia (36%)
4. Energia (34%)
(fonte: Pesquisa [Compwalk](https://www.compwalk.com/blog-post/the-building-blocks-of-facilities-management-infographic/))
Diariamente, o profissional lida com diversos desafios como gestão de contratos e demandas, seleção de fornecedores e produtos, *compliance* (cumprimento às normas legais e regulamentares)*,* estabelecimentos e análise de indicadores, buscando o cumprimento das metas organizacionais e satisfação dos colaboradores continuamente.
**Acompanhar as principais tendências do setor faz com que esses desafios sejam executados com efetividade e alta performance. Veja abaixo as principais tendências de Gestão de *Facilities*. **
## **Tendências para o setor**
Veja as principais tendências em Gestão de Facilities!
### **#Terceirização**
Uma excelente maneira de otimizar a gestão de *facilities*, e uma prática cada vez mais comum nas empresas, é a **terceirização de serviços**.
Um levantamento realizado pelo grupo [CBRE](https://www.cbre.com/about), maior empresa de serviços e investimentos imobiliários no mundo, indica que **em 2025 o mercado global de terceirização de serviços alcançará um total de 1 trilhão de dólares.**
Há numerosos bons motivos para adotar essa prática. Cerca de **70,9% das empresas** que utilizam serviços terceirizados o fazem devido à especialização da atividade desempenhada. (fonte: [Fiesp](http://www.fiesp.com.br/noticias/terceirizacao-e-aprovada-por-838-dos-trabalhadores-e-por-921-das-industrias-do-estado-de-sao-paulo/)) Ou seja, serviços terceirizados apresentam **melhor performance nas atividades**, colaborando a uma qualidade agregada superior.
**Toda atividade-meio pode ser terceirizada**. As principais áreas de serviços terceirizados são:
- Segurança e vigilância (59,8%)
- Limpeza e conservação (55,4%)
- Montagem e manutenção de equipamentos (50,0%)
- Logística e transportes (45,6%)
Imagine um cenário onde fosse feita a contratação de funcionários para atuar em cada um desses serviços. Além de custos com processos de recrutamento e seleção, capacitação e treinamentos, haveriam custos altos com salários, férias, [horas extras](https://www.pontotel.com.br/como-fazer-o-controle-de-horas-extras/), alimentação, transporte e por aí vai.
Em função disso, **a terceirização de serviços de *facilities* agirá principalmente na redução de custos**. Além de diminuir o tempo gasto com atividades que não são o foco principal da empresa. Uma ótima oportunidade para a equipe interna investir em atividades do *core business* e estratégias de valor.
**Leia também:**
- [Por que terceirizar o transporte fretado para funcionários?](https://blog.fretadao.com.br/por-que-terceirizar-o-transporte-fretado-para-funcionarios/?utm_source=blog&utm_medium=link-1&utm_campaign=gestao-de-facilities-o-que-e-e-como-fazer-da-melhor-forma)
### **#Integração de serviços**
As empresas estão dando um passo além da terceirização de serviços, buscando a integração de processos, análises e inovação para **mais controle e competitividade**. Isso significa, reduzir a um número menor de fornecedores, **tornando-os em** **verdadeiros parceiros estratégicos**.
Essa abordagem gera uma consistência superior na qualidade dos serviços, bem como a simplificação, já que tomar ações estratégicas e atuar na resolução de problemas com pessoas que conhecem bem o seu negócio, seus objetivos e suas operações, terá um **impacto positivo muito maior**.
Isso vai desde pequenos feedbacks com recomendações adequadas até reais e grandes mudanças em processos e contratos. Possibilitando o balanceamento de risco entre as partes.
**Leia também:**
- [Aprenda a construir parcerias ao invés de ter fornecedores](https://blog.fretadao.com.br/aprenda-a-construir-parcerias-ao-inves-de-ter-fornecedores/?utm_source=blog&utm_medium=link-2&utm_campaign=gestao-de-facilities-o-que-e-e-como-fazer-da-melhor-forma)
### **#Espaços com multi-gerações**
A Geração do Milênio, conhecida também como a Geração Y, os nascidos entre 1981 e 2000, está transformando o mundo dos negócios e os processos de atração e retenção de talentos.
De acordo com um [estudo de carreira](https://blog.revelo.com.br/geracao-millennials-estudo-de-carreira/) feito pela Revelo, **essa geração irá compor mais de 50% da força de trabalho até 2020**.
Muito se tem falado sobre o comportamento e preferências dessa geração. Senso de liberdade, inovação, super conectados, informados, em busca de um propósito, flexibilidade e qualidade de vida. Muitas são as características e fatores que podem influenciar a estruturação tanto hierárquica quanto da infraestrutura da empresa.
Criação de espaços sociais, acesso a comodidades como comida de livre acesso no local, disponibilização de equipamentos eletrônicos para [*home office*](https://www.pontotel.com.br/manual-home-office) e ambientes de descontração estão se tornando bastante comuns para reter e satisfazer esses talentos.
Um dos **desafios ao *Facility Manager* (FM)** é estar por dentro do que eles procuram, o que os motivam e balancear as necessidades de **diferentes gerações** no ambiente de trabalho. Afinal a empresa irá contar não só com a Geração Y, mas todas as outras, baby boomers, Geração X e até mesmo a Geração Z, nascidos a partir do ano 2000.
Baseado nas palavras de Richard Holberton, Diretor Sênior da CBRE, a chave para saber como gerenciar essas necessidades está em **analisar, implementar e desenvolver um ambiente estratégico** focando no estágio de vida de cada um. Esse será o *driver*. Reconhecer quando, onde e como os funcionários trabalham.
### **#Foco no bem-estar do funcionário**
Os bons resultados de uma organização dependem da performance de pessoas. Não é atoa que já há algum tempo os líderes estão enxergando que **cuidar do bem-estar dos colaboradores refletem diretamente nos resultados e que é uma fator primordial para a retenção dos melhores talentos**.
Uma pesquisa realizada pela [CoreNet](https://brazil.corenetglobal.org/) descobriu que 80% dos funcionários participantes da pesquisa concordam que promover o bem-estar dos colaboradores é fator crucial para recrutá-los e retê-los em uma companhia nos próximos 10 anos.
Como dito no tópico anterior, os milênios tem um alto comprometimento com qualidade de vida, e isso inclui uma série de cuidados como ter uma alimentação saudável e a prática de exercícios.
Há uma infinidade de possibilidades de promover o bem-estar dos funcionários no meio corporativo como:
- Oferecer opções saudáveis em cafeterias e refeitórios;
- Móveis ergonômicos;
- Ambiente de trabalho com iluminação e temperatura adequada;
- Estimular a prática de exercício físico, como promover a participação em corridas de rua, por exemplo;
- Investir em palestras de conscientização;
- Subsidiar benefícios como academia e transporte fretado;
- Mentoria com acompanhamento e aconselhamento profissional.
Para a promoção da qualidade de vida será necessário uma **boa colaboração entre as áreas de Gestão de Facilities e RH**. Dessa forma as ações serão efetivas gerando excelentes resultados para todas as partes.
**Leia também:**
- [RH: Fretado é benefício para os funcionários sim!](https://blog.fretadao.com.br/rh-fretado-e-beneficio-sim/?utm_source=blog&utm_medium=link-3&utm_campaign=gestao-de-facilities-o-que-e-e-como-fazer-da-melhor-forma)
### **#Ambientes colaborativos**
**Colaboração é a chave para estimular atitudes inovadoras**. Agilidade na resolução de problemas também se torna possível através da colaboração, afinal, duas cabeças pensam melhor que uma, não é mesmo?
Em um mundo onde os negócios são mutáveis e em uma velocidade muito rápida é preciso garantir estar a um passo à frente.
Hoje uma simples startup de tecnologia com uma ideia inovadora pode destruir um modelo de negócio completamente. Temos vários exemplos disso, como o Uber que transformou a forma que solicitamos um veículo para se locomover, e ainda, o Airnbnb que revolucionou o jeito que as pessoas buscam por hospedagens.
**O espaço físico induz ao comportamento**. Favorecer ambientes colaborativos é uma **tendência fortemente estratégica e necessária** para aumentar poderosamente a competitividade das organizações.
E isso já está acontecendo em corporações que não querem ficar para trás.
Interior – Escritório Google
Podemos ver como exemplo a gigante Google. Ela oferece comida gratuita, deliciosa e saudável para os seus colaboradores. Muitos acreditam que é apenas para deixa-los felizes e bem alimentados. Mas a [real razão](https://www.forbes.com/sites/davidburkus/2015/07/02/the-real-reason-google-serves-all-that-free-food/#79a68a3295f6) disso acontecer é promover a colaboração e inovação entre os *googlers*.
Laszlo Bock, ex-vice-presidente sênior de operações de pessoas do Google, explica em seu livro “[Um novo jeito de trabalhar – o que o Google faz de diferente para ser uma das empresas mais criativas e bem sucedidas do mundo](https://www.saraiva.com.br/um-novo-jeito-de-trabalhar-o-que-o-google-faz-de-diferente-para-ser-uma-das-empresas-mais-criativa-9081775.html)” que o propósito dos cafés e das pequenas áreas abastecidas com comida próxima aos postos de trabalho é fazer com que as **pessoas saiam de suas mesas e interajam**.
O **local para a comida é escolhido estrategicamente** **entre duas equipes de trabalho separadas**.
Uma vez Sergey Brin, co-fundador do Google, disse aos seus arquitetos e designers de escritório que “ninguém deve estar a mais de 60 metros de distância da comida”. (fonte: [Forbes](https://www.forbes.com/sites/davidburkus/2015/07/02/the-real-reason-google-serves-all-that-free-food/#79a68a3295f6))
O objetivo disso é unir pessoas diferentes de comunidades distintas e incentivá-las a interagirem, gerando assim a construção de novas ideias. A comida é o “como”, e ambientes colaborativos são o “porquê”, conta Sergey Brin.
**Leia também:**
- [Mudança de endereço da empresa? Saiba o que fazer!](https://blog.fretadao.com.br/mudanca-de-endereco-da-empresa-o-que-fazer/?utm_source=blog&utm_medium=link-4&utm_campaign=gestao-de-facilities-o-que-e-e-como-fazer-da-melhor-forma)
### **#A era do alto consumo digital**
A tecnologia tem mudado o modo que o consumo é feito. Isso tem impactado o varejo de várias maneiras, onde os canais onlines irão se tornar dominantes na jornada do consumidor, **gerando alto volume de demanda**.
A **Gestão de Facilidades também é impactada**. Demandas maiores por produtos exigirão armazenagem logística adequada, espaços amplos, sofisticados, otimizados e eficientes. **O espaço nas organizações precisarão refletir as necessidades do futuro, equilibrando o espaço físico e virtual.**
Ou ainda, **impactarão as negociações com seus fornecedores** que precisarão ser flexíveis tanto quanto, e se adequarem a essas necessidades.
### **#Decisões baseadas em dados**
A[Frost & Sullivan](http://www.frost.com/sublib/display-report.do?id=MBEB-01-00-00-00) prevê que, até 2025, a análise de dados será fundamental para tratar de questões como economia de energia, redução dos custos totais do ciclo de vida, eficiência e sustentabilidade dos negócios.
O poder da informação proporciona tomadas de decisão baseadas em informações, em fatos reais.
Através de uso de sistemas de dados é possível ter uma visão clara dos problemas de desempenho e encontrar a solução certa para resolver. Bem como, acompanhar indicadores de performance e desempenho, como KPIs e SLAs.
#### **Diferenças entre KPI e SLA**
KPI é a sigla para o termo inglês *Key Performance Indicator*, traduzido para **Indicador Chave de Desempenho**. Esses indicadores chaves visam **medir o desempenho de uma ação**, com o objetivo de compreender se a execução está sendo bem sucedida ou não.
Exemplos de KPI:
- **Turnover (Rotatividade):** número de funcionários admitidos e desligados em um período determinado;
- **Absenteísmo:** número de afastamentos de funcionários dado um período de tempo;
- **Controle de estoque:** consumo/saldo;
- **Ociosidade:** quanto tempo uma máquina ou time ficam parados;
- **Produtividade:** tempo de hora trabalhada/quantidade de trabalho produzido.
Já SLA vem do termo em inglês *Service Level Agreement*, que significa **Acordo de Nível de Serviço**.
É um acordo com valor legal e de linguagem clara entre duas empresas em que **descreve o serviço contratado e o nível que será prestado**. Nesse acordo é definido questões contratuais referente às responsabilidades entre as partes.
O SLA estabelece quais serão as métricas que serão avaliadas para medir se a prestação de serviço está sendo adequada ou não, além de definir quais serão as providências para cada resultado, positivo ou negativo.
Exemplos de práticas de SLA:
- Qualidade mínima;
- Prazos de entrega de serviço/produto;
- Tempo de resposta às solicitações normais e emergenciais;
- Avaliação de rotinas;
- Multas;
- Relatórios mensais de desempenho.
## **Conclusão**
Como vimos, a gestão de *facilities* tem **grande valor** aos locais aonde ela está inserida. Empresas, edifícios, corporações, ela é requisitada nos mais diversos setores e mercados.
Para alcançar a otimização do gerenciamento, é exigido ao profissional de *facilities* a combinação de empatia, pensamento estratégico, expertise comercial e estar sempre de olho na inovação e melhoria contínua.
Contar com as tendências do setor irá **aprimorar a gestão**, alcançando o **melhor desempenho com os ** **parceiros estratégicos**, além de garantir a **satisfação de colaboradores**, influenciando na atração e retenção de talentos.
Assim, o papel da sua função será como um facilitador ágil à mudanças internas e externas ,e de fato ser um elemento estratégico primordial para as organizações.
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