Implantar o fretamento na sua empresa pode render uma série de vantagens para seus colaboradores.
Aumento de produtividade, facilidade de administração, qualidade e rapidez foram alguns dos fatores que apareceram em uma pesquisa qualitativa realizada pela FIA/FEA-USP com mais de 400 empresas que utilizam este serviço.
Com esse dado, podemos ver que o fretamento é considerado um excelente serviço para transportar os funcionários diariamente. Os benefícios não são somente para a organização, mas também para seus funcionários, proporcionando economia de tempo, conforto e qualidade de vida, conforme dados levantados pela mesma pesquisa.
O que muitos gestores que são responsáveis pelo transporte de funcionários não sabem é por onde começar a implantar o fretamento em sua empresa e quais as maneiras de fazê-lo.
A missão deste artigo é mostrar todas as formas disponíveis de fretamento e permitir que ao final da leitura você consiga implantá-lo à sua empresa sem complicações. Então, vamos lá:
Quem será responsável por implantar o fretamento?
A primeira coisa a decidir é quem será responsável pela implantação. Essa responsabilidade muda de acordo com cada empresa, sendo cada caso um caso.
Mesmo sendo uma atividade complexa, pois vai desde a elaboração das linhas com base nos funcionários beneficiados até contratação dos veículos e posterior atendimento (vamos falar mais sobre isso abaixo), existem empresas que preferem ter uma área interna exclusiva para o gerenciamento de transportes de funcionários e assim ter o controle de toda a operação.
Por outro lado, existem aquelas que preferem contar com a praticidade de terceirizar esse serviço com uma empresa especializada e ter excelência nos resultados.
Abaixo explicaremos como cada uma funciona na prática.
Equipe de Gestão de Transporte
Imagine um cenário de mais de 1.000 funcionários, cada um com sua localidade, turno de trabalho e área de atuação. Deixar o gerenciamento do transporte de cada um deles na mão de apenas uma pessoa seria totalmente inviável.
Há bastante coisa a planejar e acompanhar, antes, durante e após a contratação. Por esse motivo, ter uma equipe exclusivamente responsável pela gestão do transporte pode ser uma opção para ter mais efetividade nas ações.
Para implantar o fretamento empresarial por conta própria, será necessário passar por um grande fluxo de procedimentos. Para fácil entendimento separamos esse fluxo em 7 etapas, confira abaixo:
1. Levantamento de dados dos funcionários
Nessa primeira etapa é necessário analisar quem receberá o benefício do fretamento. Para isso, ao coletar os endereços de cada um, examine: quem mora a uma média ou longa distância da organização?
Após ter a quantidade de pessoas definida, será necessário também analisar quais departamentos elas são, quais os perfis de trabalho e quem possui limitações físicas. Essas informações deverão ser consideradas para definir a composição das linhas e posteriormente a quantidade de veículos e ocupação dos assentos.
Você não vai querer ter em um mesmo veículo todos os colaboradores de um mesmo setor ou da linha de produção, pois caso aconteça alguma emergência, poderá gerar prejuízos financeiros com a falta deles na empresa.
2. Criação de linhas e itinerários
Depois de descobrir o número de pessoas que usufruirão o benefício de fretamento, há uma série de parâmetros para serem analisados para ir a próxima etapa: a criação das linhas e itinerários.
Aqui, sua equipe precisará definir algumas regras prévias como qual o tempo e distância máxima de circulação do itinerário, a distância média adequada do passageiro entre o endereço da sua residência até o ponto de embarque, e então separar os funcionários conforme região e horários de entrada e saída.
Para a construção do itinerário o responsável poderá contar com um software de roteirização que permitirá visualizar em um mapa como os funcionários estão espalhados e definir as melhores estratégias.
Quer assegurar um mapeamento inteligente, seja com tempo, custos ou comodidade dos funcionários? Então confira o nosso artigo sobre roteirização de pessoas.
3. Veículos
Após definir as linhas e itinerários será possível levantar quantos veículos serão essenciais para transportar tais colaboradores.
Sua equipe interna terá que ter conhecimento técnico adequado para o gerenciamento desse tipo de transporte, pois será responsável por providenciar:
- O trâmite de aquisição de veículos e administração dos gastos com valor do veículo, emplacamento e licenciamento, bem como custos com negociações com concessionárias, recebimento e conferência;
- Seguro dos veículos – pesquisa e contratação desse serviço;
- Carro reserva em caso de emergências;
- Contratação de motoristas;
- Manutenções preventivas e controle de garantia de peças, carroceria e mão de obra;
- Renovação da frota periodicamente.
4. Ocupação dos veículos
Manter os veículos com todos os assentos ocupados certifica que o valor investido no serviço está sendo totalmente aproveitado.
Isso pode ser difícil de se obter por nem sempre existir a quantidade de funcionários para um veículo completo (cerca de 46 assentos) em uma mesma região. Mas, se atente a conseguir ao máximo essa otimização, pois gera muita economia.
5. Acompanhamento dos fretados
Acidentes nas rodovias, batidas, problemas mecânicos. Muita coisa pode acontecer durante o percurso diário dos ônibus fretados. É necessário fazer o acompanhamento dos veículos atentamente para garantir que todos os funcionários embarquem no local e na hora certa e cheguem sem atrasos no trabalho.
Mais uma vez a tecnologia se torna bem útil aqui. Nesse caso, contar com o uso de sistemas de rastreamento tornará o acompanhamento e controle possível.
6. Atendimento dos funcionários
No dia a dia, reclamações por mal uso de outros colaboradores, por exemplo, ou sugestões de melhorias irão acontecer por parte dos seus funcionários. Estabelecer um canal de comunicação com eles é relevante para receber e ter prontidão na resolução.
7. Otimização das linhas
Cada mudança feita no seu quadro de funcionários deverá ser igualmente refletida no serviço de fretamento. Seja mudanças temporárias como férias e afastamentos, como as definitivas como mudanças de endereço, contratações e demissões.
É preciso estabelecer um processo de atualização junto aos colaboradores para ter o controle dessas mudanças e garantir que sejam comunicadas e realizadas em tempo. Isso será extremamente fundamental para evitar desperdícios financeiros.
Terceirizando o fretamento contínuo
Como você viu acima, há muitos detalhes, procedimentos e processos para gerenciar a fim de implantar um fretamento que atenda completamente às necessidades da sua empresa. Para fazer isso funcionar é preciso uma equipe extremamente capacitada e dedicada.
Contar com uma equipe prontamente especializada em alguma das etapas do processo ou até para fazer o processo de fretamento por completo elimina todo esse peso operacional, aliviando o tempo e aumentando a produtividade da equipe interna para que opere em outras atividades dentro da empresa.
Confira abaixo os tipos de terceirização para implantar o fretamento empresarial:
Terceirização de frota
Nesse modelo sua empresa realiza o aluguel dos veículos, com ou sem motorista, não precisando mais se preocupar com a aquisição de veículos e manutenções.
Você precisará repassar para a fornecedora da frota informações como:
- Quantidade de veículos
- Tipo de veículo (ônibus, micro ônibus, van)
- Quantidade de passageiros
- Origem e destino
- Horários para a prestação dos serviços
Com isso ela disponibilizará os veículos de acordo com a demanda de transporte. Mas, todo o resto do procedimento como criação de itinerário e gestão diária ainda ficará por conta da equipe interna da empresa.
Terceirização de frota e roteirização
Aqui, além da disponibilização da frota é contratado separadamente um serviço para realizar a roteirização das linhas, podendo ser feito pela mesma empresa ou tendo que recorrer a outra especialista em roteirizações.
Para a contratação da frota você terá que repassar todas as informações como mencionamos acima. Já para a roteirização será necessário repassar o endereço de todos os funcionários para que sejam criados os itinerários com os pontos de embarque e desembarque.
Terceirização completa
Fornecimento dos veículos com motorista, roteirização das linhas e toda gestão diária é realizada pela a empresa prestadora do serviço nessa modalidade.
Ou seja, a empresa contratada será responsável pelo serviço de fretamento completo.
Irá disponibilizar todos os veículos necessários, suas manutenções e os motoristas. A roteirização será realizada por software próprio e otimizado assegurando melhorias constantes e automáticas no itinerário a cada alteração de informações.
O acompanhamento diário dos veículos fretados e atendimento dos funcionários também serão gerenciados pela prestadora do serviço, lidando com todas as reclamações e resolvendo prontamente os problemas.
Dessa maneira a sua empresa não precisa se preocupar com nada, somente em repassar os dados pessoais dos funcionários, como nome, endereço e horários de trabalho.
Quer entender um pouco mais sobre terceirização de fretado, confira no post do nosso blog: Por que terceirizar o transporte fretado para funcionários?
Fretadão: a solução completa de fretamento para empresas
Nós sabemos, e agora você também já sabe, que o serviço de fretamento vai muito além de um simples veículo com um motorista buscando e levando passageiros.
Para implantar o fretamento e tudo acontecer é preciso planejamento, um plano de ação assertivo e uma gestão com qualidade que demandam tempo, conhecimento especializado e muita dedicação.
O Fretadão foi criado para simplificar o acesso ao mundo dos fretados. Através da nossa plataforma e serviços sua empresa não precisa se preocupar com nenhum procedimento de transporte de colaboradores, pois resolvemos tudo de forma rápida, simples e totalmente personalizada.
Com o Fretadão você garantirá:
- Veículos de excelente qualidade: veículos executivos com poltronas reclináveis e ar-condicionado.
- Roteirização otimizada: através da nossa tecnologia de roteirização nós conseguimos agrupar as pessoas de forma otimizada criando linhas pensando na otimização do tempo de viagem das pessoas, custos de fretado e de vale-transporte.
- Criação e compartilhamento de linhas: diferente de empresas de fretamento comuns, nós vendemos assentos, não veículos. Através do Fretamento compartilhado junto a uma vasta rede de transportadores, as empresas pagam apenas pelos assentos ocupados nos veículos gerando uma grande economia. Se contratar um funcionário basta solicitar um novo assento. Leia mais em nosso artigo: Fretamento compartilhado: transporte de qualidade com custo acessível.
- Gestão e controle do transporte diário: o RH ou a área de transportes passa a ter toda a informação necessária do fretamento em tempo real para ajudar na solução de conflitos e dúvidas quanto ao atendimento, bem como acompanhar informações sobre os funcionários.
- Atendimento especializado aos passageiros: com um atendimento especializado disponível diariamente, garantimos a satisfação dos colaboradores providenciando todas as necessidades para o embarque, fornecendo uma ótima experiência nas viagens.
Faça a implantação do fretamento completo de sua empresa sem complicações. Preencha o formulário abaixo e entraremos em contato com você!