5 estratégias para um CFO reduzir custos efetivamente

Acompanhe o artigo até o final e descubra 5 formas estratégicas de um CFO reduzir custos efetivamente.

O papel do CFO – Chief Financial Officer (Diretor Financeiro) mudou. Sua agenda a qual tinha o foco de ter os custos da empresa detalhados passou para um controle de custo absoluto e a desempenhar o papel das finanças com um olhar extremamente estratégico.

Isso vai além de estar atento ao envolvimento financeiro nas decisões operacionais e recepcionar dados e procedimentos, mas sim, tomar uma posição ativa para ajudar a empresa a enxergar e otimizar suas decisões operacionais e então melhorar a sua posição financeira.

Para isso, o CFO deve assumir um papel de liderança no reposicionamento das finanças da empresa. Liderança que direcionará a empresa ao um futuro mais lucrativo.

Com base em um levantamento realizado pela empresa PwC, o qual descreve o papel do CFO na redução de custos, descrevemos 5 frentes de ataque, sendo maneiras poderosas para reduzir custos efetivamente em sua empresa. Veja agora!

#1 Ganhe o mandato de liderança demonstrando competência

Para você como CFO tomar uma posição de liderança em prol da redução de custos, mudanças em estruturas da empresa serão inevitáveis. Em direção a ter permissão para agir frente a isso, o primeiro passo é construir uma reputação adequada para o departamento financeiro.

Um fator primordial dessa conquista é a informação. É isso que seus clientes (demais profissionais C-level que trabalham com você, investidores, departamentos internos) querem e exigirão de você. Somente ao ouvi-los será possível saber onde focar grande parte de seus esforços e identificar aquilo que não é essencial para o negócio.

Para tal fim, garanta:

• Credibilidade: antes de tudo mantenha a casa em ordem. Tenha total controle de como o financeiro está sendo administrado agora, os procedimentos, o que está dando certo e as dificuldades que têm enfrentado.
• Diplomacia: esteja atento àqueles que são sensitivos, os que são apegados a “verdades absolutas”, ignorando que os tempos mudaram e que certos métodos, estratégias e objetivos tornaram-se obsoletos. Você precisará lidar com eles adequadamente para defender o seu ponto de vista. Pense: o que pode ser feito para comprovar que algumas ações serão sacrificadas, outras serão iniciadas, mas entregarão a mesma percepção de valor ou ainda melhor?
• Suporte às suas ideias: garanta o apoio da parte superior da sua organização.
• Decisão assertiva: aja agora e fuja da concorrência! Se é possível cortar custos e aumentar o valor ao mesmo tempo, sua empresa só adquirirá vantagens.

#2 Desenvolva um bom plano

Para toda iniciativa de redução de custos é necessário haver contexto, parâmetros e objetivos desejados muito claros.

Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. – Lewis Carroll

Fazer cortes direcionados serão muito melhores do que reduções generalizadas que podem prejudicar níveis de serviço ou produto da empresa, trazendo enormes prejuízos e um resultado inverso do esperado, gerando até mesmo custos piores do que os anteriores.

Para um CFO ter um plano bem elaborado, será fundamental focar nos seguintes pontos:

• Entender os custos gerais do negócio: Como todos os custos da sua empresa se dividem? Quais são as principais categorias? Quais são os custos fixos e variáveis? Procure saber as respostas para essas questões. Olhe também para os contratos atuais, quais precisam ser renovados. Isso pode lhe mostrar grandes oportunidades de otimização de custos.

Leia também: Contrato de transporte de funcionários está vencendo: O que fazer?

• Definir o resultado esperado: Qual o budget esperado? Qual valor a empresa precisa alcançar? Em qual prazo? Descrever esses e mais fatores irá ajudar a ter um resultado claro e definido a ser alcançado.
• Principais fatores de custo: Analise o atual cenário de custos e perceba onde estão os centros de custos da sua empresa. Ou seja, onde estão concentrados os maiores custos e veja qual a flexibilidade deles de mudança. Muitas vezes, com foco e pesquisa, será possível encontrar boas chances de mudanças e obter um resultado de grande impacto.
• Fatores de valor inegociáveis: Esteja certo de quais são os fatores que os seus clientes valorizam e não abrem mão. É preciso entendê-los para que não haja cortes de custo acima de tudo. Esteja ciente do que precisa ser primordialmente preservado para melhores tomadas de decisão.
• Priorizar e equilibrar: Esse será o seu papel principal. Guiar toda a organização para um equilíbrio do que precisa ser valorizado e a qual custo.
• Definir e acompanhar os resultados: Para garantir que todas as ações tenham resultados visíveis, defina como você e seu time financeiro poderá acompanhá-los. KPI’s, métricas, metas, serão necessários para observar e comprovar se o impacto das ações será negativo ou positivo.
• Engajar o seu time: garanta que todo o seu time esteja engajado para as iniciativas de redução de custos, para que você tenha o suporte apropriado e consiga reflitir às demais equipes.

#3 Aborde adequadamente o curto e longo prazo

Na teoria fazer a definição de custos – curto, médio e longo prazo ou fixo, semi-fixo ou variável – é um processo simples.  Mas, na prática, saber quais devem ser priorizados para corte ou readequação de custos já se torna um processo bem mais difícil.

Aqui podemos ver novamente a importância de priorizar e equilibrar.

Para ilustrar isso, vamos pegar as Despesas com viagens. Elas são despesas variáveis que muitas vezes são as primeiras a serem enxugadas. Porém, o valor para o negócio que essas viagens possuem variará de acordo com a pessoa que as realizam. Se for a sua equipe de vendas, por exemplo, dependendo do seu negócio, é extremamente importante que a frequência dessas viagens não caiam e tenham uma ótima administração, pois o ganho financeiro que vêm através delas é muito maior.

Já se forem viagens para reunir equipes internamente, é válido averiguar se tantas reuniões presenciais são realmente necessárias e se não há outras alternativas que cumprirá o mesmo objetivo.

O cenário ideal é ter grandes ganhos com mudanças feitas a um curto prazo. Então pense: quais são as oportunidades que poderão lhe proporcionar isso? Mas, é extremamente fundamental ter em mente que os ganhos precisam, além de tudo, ser sustentáveis. Se não, como diz o velho ditado, “o barato pode sair caro”.

Dessa forma certifique-se que aquele serviço prestado por um terceiro, ou produto entregue por um fornecedor, ou ainda se o tipo de despesas incorridas pelos funcionários, trarão bons resultados de forma consistente para a sua empresa.

Priorizar o que entrega valor real e equilibrar os custos financeiros. Esse é um mindset que precisa ser espalhado e praticado por toda a organização, tornando-se até mesmo parte de sua cultura.

#4 Enfrente a complexidade e busque prestadores de serviço

Quando falamos dos serviços de apoio – serviços que não estão ligados às atividades core da empresa, conhecidos também como atividades-meio – grandes corporações optam por transferir essas atividades para um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) – unidades operacionais que reúnem tais funções de apoio.

Essas funções geralmente são provindas das áreas de Recursos Humanos, Finanças, Controladoria, Administração e Tecnologia.

Já outras empresas optam pela terceirização desses serviços, e muitas outras fazem a junção dos dois – CSC e terceirização – conseguindo unir todas as vantagens que ambos entregam.

A terceirização tem o poder de consolidar e simplificar esses serviços. Cerca de 70,9% das empresas que utilizam serviços terceirizados o fazem devido à especialização da atividade desempenhada. (fonte: Fiesp). Ou seja, serviços terceirizados apresentam melhor performance nas atividades, colaborando a uma qualidade agregada superior, além de reduzir os gastos financeiros.

Com isso, podemos dizer que a terceirização gera um benefício duplo: impulsiona o balanço patrimonial e reduz custos operacionais. Para o CFO que está procurando um método rápido de alcançar esses dois benefícios, deve focar especificamente nesse tópico.

Leia também: Por que terceirizar o transporte fretado para funcionários?

#5 Comunique

Outro aspecto valoroso nesse momento de mudanças é gerenciar e otimizar o seu relacionamento com os principais stakeholders. Isso é indispensável para o sucesso.

Garanta que todas as partes interessadas compreendam e apoiem as ações tomadas. Entregue informações sobre como tudo está sendo tratado, as oportunidades encontradas, os benefícios que serão adquiridos, o que será feito para resolver qualquer deficiência que surgir.

Dessa maneira você manterá a confiança, reterá negócios e evitará surpresas.

As empresas de sucesso estruturam proativamente as atividades e as comunicações de maneira direcionada para cada grupo de partes interessadas. Veja como a seguir:

• Clientes externos: recompense a lealdade, garantindo que os esforços de retenção são direcionados e econômicos. Ao mesmo tempo também aumente o foco no crédito do cliente para reduzir más dívidas. 
• Investidores: avalie-os proativamente. Investigue as empresas do portfólio dos investidores da sua organização. Muitas vezes, dentre essas empresas, podem existir oportunidades de sinergia. Esteja pronto para explorar este mercado e oportunidades que aparecerem. 
• Fornecedores: otimize o poder de compra. Comunique-se regularmente com os fornecedores mais críticos, pois acredite, eles querem ajudá-lo com suas metas para permanecer como um dos seus principais parceiros. Revisar contratos e diminuir a base visando sua otimização também é uma excelente iniciativa. 
• Gestão e equipes: Foque em reter funcionários de maior valor para o negócio. Analise se salários, tempo de trabalho e demais estruturas trabalhistas estão dentro do praticado pelo mercado. Considere mudanças sindicais. E por fim, olhe para oportunidades de terceirização.

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Na prática, as empresas contratam somente os assentos que serão utilizados ao invés de veículos inteiros, garantindo preço justo e consequentemente grande redução de custos.

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