Uma das principais responsabilidades do profissional de Facility Management (FM) ou Gestão de Facilities é administrar e reduzir custos das atividades empresariais.
Sua atuação está presente entre diversas áreas como Infraestrutura, Recursos Humanos e Tecnologia a fim de garantir a maior eficiência em cada uma delas e consequentemente maior lucratividade à organização.
Com isso, saber por onde começar para conciliar a redução de custos e qualidade dos serviços pode ser um imenso desafio.
Confira abaixo 5 dicas para que você profissional em Gestão de Facilities garanta a redução de custos da sua empresa!
1. Faça um mapeamento de custos
O primeiro passo é fazer um mapeamento de todos os custos de processos e atividades secundárias da empresa. Inclua no mapeamento todos os serviços como limpeza, manutenção, segurança e transporte.
Após isso, analise quais áreas têm maiores gastos, como atrasos e desperdícios, e precisam de uma atuação emergente.
Olhar para aonde há reclamações e alto nível de insatisfação, seja de colaboradores ou clientes, também pode lhe ajudar nesse processo.
Dessa forma saber exatamente onde ajustar ficará muito mais fácil para ter melhores retornos financeiros.
2. Reavalie a terceirização de serviços
A terceirização de serviços está totalmente conectada a Gestão de Facilities e tem crescido cada vez mais no Brasil e no mundo.
Investir em empresas de terceirização em serviços e atividades que não estão relacionadas ao foco principal da empresa é primordial para melhorar a rentabilidade, produtividade e reduzir custos consideravelmente.
Muitos serviços podem ser terceirizados, indo muito além de serviços simples como limpeza e segurança. Alimentação e transporte dos funcionários são bons exemplos disso.
Analise cuidadosamente o que mais poderá ser terceirizado em sua empresa. Compare o custo com da mão de obra interna com a terceirizada.
Se há áreas com alto custo de pessoal e baixa produtividade a terceirização é capaz de solucionar isso e gerará menos custos trabalhistas como faltas, férias e rescisões.
Isso poderá até mesmo produzir maior satisfação da sua equipe, pois sua empresa será capaz de realocar os funcionários em outras atividades que tenham mais engajamento e motivação, explorando todo o potencial de cada um.
3. Tenha a tecnologia como sua aliada
O mundo está multiconectado e a integração da tecnologia é uma tendência presente em todas as áreas e mercados.
A tecnologia pode ser uma forte aliada para a Gestão de Facilities auxiliando não só na execução como na qualidade do serviço.
Os ERPs (sistemas de gestão integrados), por exemplo, podem trazer mais fluidez e inteligência aos processos, além de auxiliar em toda gestão.
A Cloud Computing proporciona a mobilidade corporativa através de armazenamento de dados em nuvem, e com o acesso remoto assegura a continuidade do trabalho dos colaboradores em qualquer lugar que eles estejam, além de ter menos custos com manutenção de hardware.
Ferramentas de Big Data conseguem captar e organizar uma extensa variedade de informações de diferentes fontes e podem auxiliar o gestores de prestação de serviço na criação de relatórios, análise de indicadores de desempenho e métricas.
Compare preços, pacotes e serviços das ferramentas existentes no mercado e descubra qual a ideal para sua empresa.
4. Reveja contratos com frequência
Uma outra dica é reanalisar os atuais contratos de serviços com frequência.
Fornecedores podem ser comunicados para uma nova negociação, sendo possível acordar novos valores com a readequação de pacotes e serviços fornecidos que antes faziam sentido, mas não fazem mais no momento. Ou até mesmo para garantir que você e sua empresa estão usufruindo de todos os benefícios.
Fazer um comparativo com outros fornecedores também é uma boa prática para descobrir se você está garantindo o melhor custo-benefício daquele mercado específico.
5. Pratique medidas sustentáveis
Praticar medidas sustentáveis é ótimo não apenas para o meio ambiente, mas também para manter o orçamento de custos da empresa e especialmente reduzir custos em facilities.
Ao entregar aos colaboradores recipientes de uso pessoal como garrafas e canecas personalizadas, reduzirá drasticamente os gastos com descartáveis a longo prazo, bem como o volume de lixo produzido.
No caso de manutenção predial, ao fazer o serviço de limpeza da fachada da empresa, você poderá garantir sustentabilidade e economia ao reutilizar a água das lavadoras de pressão para regar jardins no entorno do prédio.
Documentos e pilhas de papéis ocupam muito espaço, além de terem custos altos em sua compra e manutenção com impressoras. Criar uma cultura de manter processos digitalizados e imprimir somente o que for extremamente necessário irá diminuir o impacto financeiro no orçamento.
Seguindo essas dicas você irá reduzir custos em facilities, aumentar a competitividade e lucro da sua organização.
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